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建設業の役員変更届を法定期限後に提出したら、役所の方に遅延理由書を出せと言われました。
遅延理由書とは必ず提出しなければならないのでしょうか。
書かないといけない場合、どのようなことを書けばよいのでしょうか。

建設業や宅建業など行政庁の許可がないと営業できない業種は会社の役員が変わった場合には、変更後行政庁に報告しなければなりません。
これを役員変更届といいます。
提出期限は許可によって様々ですが、変更後１０日～３０日のものが多いです。

この変更届を提出していない場合家遅れてしまった場合、罰則規定はあるのですが、実際にはあまり運用されていないのが現状です。
かといって遅れて出したものをそのまま受け取るというのも監督官庁としての立場がないので遅れた理由を一筆かかせて謝罪の意思表示をさせるのが遅延理由書なのです。

遅延理由書は必ず出さないといけないものではありません。
法律で処分されるところを一筆書いて許すという規定はどこにもありません。
ただ、もともと処分される可能性があるので、止むを得ず書く人が多いのではないのでしょうか。
書きたくない場合は、拒否しても構いません。

任意で書きたいという方は、以下の事項を記載すればいいのではないかと思います。

・宛名（届出行政庁の名称）
・自分の会社名
・違反対象の行為について
・違反の理由
・今後の対応

行政機関の中には遅延理由書を出さないと、変更届を受け取らないところもあります。
このような手続は違法ですので、お困りの方は専門家にご相談ください。